不久前，記者來到上海實業(yè)外聯(lián)發(fā)國際物流有限公司的庫區(qū)，偌大的庫區(qū)里安靜得沒有一點聲音，在一個庫區(qū)的一個角落里有幾個女工在給洋酒換包裝盒。記者從樓下轉(zhuǎn)到樓上，也沒有碰到一個庫管員，詢問陪同參觀的 倉儲配送部總經(jīng)理裘谷威，他說：“上外物流上了信息系統(tǒng)之后，7萬平方米的庫區(qū)只要30多個庫管員，所以你見不到庫管員的影子。”
    由于位于外高橋口岸，上外物流的業(yè)務(wù)主要是進(jìn)出口物流。按照跨國企業(yè)選擇物流供應(yīng)商的習(xí)慣，沒有絕對競爭力的物流商是很難入圍的，上外物流總裁徐峰認(rèn)為信息系統(tǒng)是上外物流的一個“法寶”。
    系統(tǒng)帶來的第一個好處就是將人力成本降低到難以想象的程度。目前上外物流庫區(qū)面積 7萬平方米，并且這7萬平方米的庫區(qū)是多點分布的，這樣規(guī)模的庫區(qū)和這樣復(fù)雜程度的貨品，上外物流在信息系統(tǒng)的幫助下，只需要30多個庫管員，通常情況下這些工作至少需要 200個庫管員才能做完。
    信息系統(tǒng)帶來的還不僅僅是降低人力成本，而是對倉庫管理模式的徹底改變。
    不久前，記者來到上海實業(yè)外聯(lián)發(fā)國際物流有限公司（以下簡稱“上外物流”）的庫區(qū)，偌大的庫區(qū)里安靜得沒有一點聲音，在一個庫區(qū)的一個角落里有幾個女工在給洋酒換包裝盒。記者從樓下轉(zhuǎn)到樓上，也沒有碰到一個庫管員，詢問陪同參觀的倉儲配送部總經(jīng)理裘谷威，他說：“上外物流上了信息系統(tǒng)之后，7萬平方米的庫區(qū)只要30多個庫管員，所以你見不到庫管員的影子。”
    上外物流的信息系統(tǒng)走的并不是“先有公司、后上系統(tǒng)”的路子。2001年5月組建公司的時候，董事會討論新公司的定位，討論的結(jié)果是要向多點化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。物流企業(yè)是面向多個客戶提供業(yè)務(wù)的，把客戶的貨品送達(dá)到“客戶的客戶”，因而物流行業(yè)是“多點化” 的，多點化發(fā)展需要IT技術(shù)手段作為支持，物流離開信息技術(shù)支持，價值就會存在問題，確實需要高水準(zhǔn)的信息網(wǎng)絡(luò)支持才能發(fā)展。
    上外物流總裁徐峰介紹說：“上外物流目前注冊資本已經(jīng)達(dá)到1.8億，在未來的3到5 年內(nèi)要增加到5到10億，投入這么多的目的只有一個，就是建立一個全國性的配送服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)之間聯(lián)系的緊密性和便捷性要比一般商業(yè)網(wǎng)絡(luò)高得多，所以開始籌備的時候，信息系統(tǒng)的規(guī)劃與評估已經(jīng)開始了。”
    徐峰“三愁”
    一次，徐峰到一家公司考察信息系統(tǒng)，看到這家企業(yè)因為上了信息系統(tǒng)，使得企業(yè)陷入困境的慘狀，直至今天，這一幕還讓徐峰心有余悸。這家公司因為自身定位不清晰，選擇了不符合自己業(yè)務(wù)發(fā)展的軟件，系統(tǒng)上線后發(fā)現(xiàn)靈活性不夠，結(jié)果公司有部分部門用系統(tǒng)，有部分部門不用，仍舊采用手工操作的方式，造成資源重疊。由于投入了上千萬元，公司成本變高，生產(chǎn)效率沒有相應(yīng)提升，公司員工提到這個系統(tǒng)滿臉都是怨恨的表情。如果推翻重新建設(shè)系統(tǒng)，公司資金實力不夠；將系統(tǒng)廢棄不用，這么大的投入，沒有一個領(lǐng)導(dǎo)肯承擔(dān)這個責(zé)任。徐峰感慨，對于軟件用戶來說，前期的自我定位和對軟件產(chǎn)品的選擇關(guān)系到能不能生存和發(fā)展，一個企業(yè)定位不清楚，用的軟件定位不清楚會導(dǎo)致企業(yè)走向死亡。真正到了追究某個負(fù)責(zé)人責(zé)任的時候，員工信心和公司業(yè)務(wù)實際上已經(jīng)遭到重創(chuàng)了。
    作為上外物流的總裁，徐峰說：“這個系統(tǒng)要上，如果系統(tǒng)實施失敗了，我這個總裁也就做不下去了。”他沒有把系統(tǒng)全部交給IT部門去做，而是親自負(fù)責(zé)整個項目的實施。項目帶給他的壓力是最大的，為此他花了大量的時間和精力學(xué)習(xí)IT的相關(guān)知識，自己的業(yè)務(wù)狀況需要什么樣的信息系統(tǒng)，什么樣的供應(yīng)商是可以信任的。實施過程中的關(guān)鍵點是什么，等等，從組建公司的時候，他就一直琢磨這些問題。到2002年年底一期工程實施結(jié)束的時候，徐峰已經(jīng)成了半個專家了。
    上外物流自己的信息技術(shù)部門并不強大，主要做一些“辦公自動化這樣的小應(yīng)用”，在項目實施過程中是“配合者”，而不是“主導(dǎo)者”。為此，徐峰愁找不到可靠的供應(yīng)商，選型過程持續(xù)了15個月，最終選定的供應(yīng)商EXE、IBM、Intel無論在技術(shù)、信譽還是服務(wù)支持上都是靠得住的。
    選定供應(yīng)商之后，徐峰愁講不清自己的需求。IBM是總集成商，上外物流的流程是怎樣的，需要怎樣的信息系統(tǒng)，需要雙方交流。徐峰覺得自己的人不一定能講清楚。最后他想出了一個解決辦法，需求描述由業(yè)務(wù)骨干來做，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果因為需求描述不清楚造成系統(tǒng)修改的，費用全部從部門扣除。徐峰對他們說：“系統(tǒng)上線，你要再說系統(tǒng)不好用我會追究責(zé)任，如果你在需求分析報告中沒有提到，你拿錢來我給你修改系統(tǒng)，如果需求分析報告中提到了，系統(tǒng)沒有實現(xiàn)，那么由IT部門出錢修改。”這下，所有部門領(lǐng)導(dǎo)都緊張起來了。
    信息系統(tǒng)中有很多管理理念和國內(nèi)傳統(tǒng)物流公司的習(xí)慣做法區(qū)別太大，會帶來業(yè)務(wù)層面的權(quán)利轉(zhuǎn)移，這是造成信息化失敗的最大陷阱。徐峰愁自己的人在意識上跟不上系統(tǒng)里面的先進(jìn)管理思想。他用當(dāng)時GE信息化的例子警告部門領(lǐng)導(dǎo)和員工：“革命你們的頭腦，無論如何要跟得上系統(tǒng)。”他對自己的員工說，上系統(tǒng)的過程就是對原來操作模式的一次革命性的改變，你要么適應(yīng)它，要么走人。“我是總裁，不管哪個員工都要掂量一下我的話的份量有多重。”
    15個月選定供應(yīng)商
    49家國內(nèi)外的公司參加了上外物流倉庫管理系統(tǒng)項目的國際招標(biāo)，經(jīng)過十幾輪競標(biāo)， EXE公司勝出。“我的標(biāo)準(zhǔn)是軟件系統(tǒng)要適合第三方物流企業(yè)的業(yè)務(wù)，選擇EXE并不是說其他公司的軟件不好。因為EXE提供的軟件是適合我們公司未來發(fā)展的。”徐峰這樣論述自己之所以選擇EXE的原因。Oracle和SAP的產(chǎn)品適用于對供應(yīng)鏈、生產(chǎn)鏈的全程管理，擅長對相對定型的產(chǎn)品進(jìn)行全程管理，比如生產(chǎn)電視機，這樣的系統(tǒng)可以實現(xiàn)對從零件采購、零件庫存、組裝生產(chǎn)到成品庫存、成品的供應(yīng)分撥、物流的全程管理。但第三方物流的貨品具有不固定性，沒有辦法在系統(tǒng)中對貨品進(jìn)行一層不變的定義，貨品總是在變，這要求系統(tǒng)具有很大的靈活性，這一點EXE的產(chǎn)品可以做到。
    除了EXE外，Intel公司和IBM公司也成為項目的供應(yīng)商，Intel公司在項目中擔(dān)當(dāng)咨詢顧問的角色，IBM成為項目的總集成商，負(fù)責(zé)一期項目倉庫管理系統(tǒng)的系統(tǒng)集成和二期項目ERP的集成，在一期實施中對EXE軟件做客戶化，服務(wù)器等硬件也由IBM提供。Intel 當(dāng)時建了非常先進(jìn)的物流信息系統(tǒng)，為了利用自己在物流信息系統(tǒng)建設(shè)方面的經(jīng)驗，Intel 在國內(nèi)成立了專門的部門（注：該部門已經(jīng)關(guān)閉）負(fù)責(zé)物流信息系統(tǒng)咨詢，并且在外高橋有成功案例。
    找到這三家供應(yīng)商，上外物流花了一年零三個月。
    流程變革
    按照上外物流的兩年規(guī)劃，要在全國范圍內(nèi)建立20到30個庫區(qū)，在上海本地至少要將倉庫面積擴(kuò)充到15萬平方米。由于位于外高橋口岸，上外物流的業(yè)務(wù)主要是進(jìn)出口物流，目前上外物流 有100多個客戶，記者在庫區(qū)里看到的都是像GM、VOLVO、TOYOTA、蘋果電腦、阿爾卡特、XEROX等跨國企業(yè)的產(chǎn)品，貨品涉及電子零配件、叉車、進(jìn)口食品、洋酒、工藝品，一家公司甚至把多年的帳目寄放在這里。按照跨國企業(yè)選擇物流供應(yīng)商的習(xí)慣，沒有絕對競爭力的物流商是很難入圍的，徐峰認(rèn)為信息系統(tǒng)是上外物流的一個“法寶”。
    系統(tǒng)帶來的第一個好處就是將人力成本降低到難以想象的程度。目前上外物流庫區(qū)面積 7萬平方米，并且這7萬平方米的庫區(qū)是多點分布的，這樣規(guī)模的庫區(qū)和這樣復(fù)雜程度的貨品，上外物流在信息系統(tǒng)的幫助下，只需要30多個庫管員，通常情況下這些工作至少需要 200個庫管員才能做完。“你幫我想想，每人看1000平方米的話，7萬平方米需要70個人，事實上一個人看1000平方米是不可能看好的，況且，這個人生病了怎么辦？”徐峰假設(shè)。
    然而信息系統(tǒng)帶來的還不僅僅是降低人力成本，而是對倉庫管理模式的徹底改變。
    “你家才有多大面積？你媽媽放的東西你都能找到嗎？傳統(tǒng)物流就是這樣的，甲庫管員看管的庫存，乙?guī)旃軉T是摸不著頭緒的。”徐峰這樣比喻傳統(tǒng)的管理辦法。如果沒有信息系統(tǒng)，一般的操作方式是每來一個客戶，庫管員做一本臺帳放在自己的手邊，需要拿貨的時候就翻看臺帳，先看在什么地方，再去取貨，一旦這個庫管員病假或者辭職，其他人根本搞不清楚什么貨品放在哪個貨架上。徐峰說有信息系統(tǒng)支持的庫管不一樣：由系統(tǒng)來管理貨品，系統(tǒng)統(tǒng)一指定貨品在庫區(qū)的位置，庫管員只要按系統(tǒng)指令去操作就可以了。“這樣庫管員不用盯在自己的庫區(qū)上，可以在任何一個庫區(qū)里活動，可以‘打混仗’，庫管員離職了也不用怕。這樣有幾個好處：首先勞動生產(chǎn)率提高了，其次庫管效率和精確度提高離開，最關(guān)鍵的是庫存風(fēng)險下降了。”徐峰說。信息系統(tǒng)讓上外物流的庫管員由管家的角色變成了按照指令行事“傻子”。
    為了適應(yīng)信息系統(tǒng)系統(tǒng)管理的需要，上外物流建立了一套安全保障體系，雖然沒有人去記憶貨品的位置，但是設(shè)置專人每天盤庫，保證信息系統(tǒng)里的信息是準(zhǔn)確無誤的。用徐峰的話來說，上外物流的員工不是像傳統(tǒng)物流企業(yè)那樣是做庫存操作的，他們的主要工作是對進(jìn)出貨品和庫存貨品進(jìn)行檢查和核對，“這是信息系統(tǒng)帶來的革命性的變化，這個變化可以支持上外物流向更大規(guī)模發(fā)展，如果現(xiàn)在要增加2萬平方米的庫區(qū)，最多只要增加1到2個人就可以全部搞定。”徐峰說。
    由于EXE是老牌物流軟件供應(yīng)商，UPS每年會投入巨資購買EXE的產(chǎn)品和服務(wù)，因而 EXE軟件在物流管理方面積累了大量的經(jīng)驗，所以上外物流的庫存管理信息系統(tǒng)的功能遠(yuǎn)不止于“記住貨品的位置”，還有很多其他的功能，比如減貨策略，存貨策略，滿足客戶化的需求，現(xiàn)在物流要能適應(yīng)多客戶、多品種、小批次的需求，每一批貨品都有自己的物理和化學(xué)特性，系統(tǒng)要能提出相應(yīng)的解決方案。“1000頓糧食很好管理，但1000種電子零部件就難管得多，你要知道每一包零部件放在什么地方，只要一拿錯，客戶馬上就不滿意，表示貨品放在這里很不放心。對付這樣的情況最好的辦法就是依靠信息系統(tǒng)。”徐峰說，“我們現(xiàn)在很大程度上依靠這個信息系統(tǒng)攬活，客戶看到我的管理模式就很放心。第三方物流不是‘人有多大膽、地有多大產(chǎn)’的。”
    庫區(qū)里的“黑匣子”
    在上外物流的一個庫區(qū)里，記者注意到靠近天花板的地方分布了一些“黑匣子”，上外物流IT部副總經(jīng)理楊平介紹說：“那是一個射頻發(fā)射裝置，與公司的服務(wù)器是連在一起的。物流行業(yè)最重要的是對貨品的信息管理。信息系統(tǒng)搭建好了，信息具備了，一個新的應(yīng)用開始浮出水面，這就是IF系統(tǒng)（無線射頻管理系統(tǒng)）。”
    每一個貨品都包含著很多信息，比如一個貨品的海關(guān)編碼中就包括稅額、價值等數(shù)據(jù)，貨品的產(chǎn)地屬性也跟隨數(shù)十條數(shù)據(jù)信息。徐峰不擔(dān)心EXE軟件對數(shù)據(jù)的管理能力和安全性，在選型的時候他就了解到EXE的另一家客戶UPS每年都有幾億條數(shù)據(jù)信息進(jìn)入系統(tǒng)，而且這些數(shù)據(jù)可以在系統(tǒng)中保存至少十年以上。
    上外物流分兩種方式錄入數(shù)據(jù)，一部分大客戶貨品進(jìn)庫區(qū)之前附帶貨品數(shù)據(jù)，只要導(dǎo)入系統(tǒng)即可，但70％到80％的客戶貨品信息是需要通過人工輸入系統(tǒng)的。信息具備了，就可以準(zhǔn)確定位一件貨品的屬性，然后再把這些貨品的信息掛在一個外部的平臺上，每天更新一次，客戶可以通過上網(wǎng)查詢貨品的狀況。
    通過IF系統(tǒng)可以大大降低勞動力成本并提高庫管員操作的準(zhǔn)確性。庫管員手持一個無線射頻接收裝置，按照系統(tǒng)發(fā)送來的指令進(jìn)行操作，通過無線掃描實現(xiàn)人機交流，完成操作后通過手持設(shè)備確認(rèn)，等待新的操作指令。徐峰介紹，IF可以使操作的準(zhǔn)確率達(dá)到99.95％以上。
    目前IF系統(tǒng)還只是在2萬平方米的庫區(qū)中做試點，這里成為一個IF應(yīng)用的試驗廠，庫管員要在這里學(xué)會如何操作這個系統(tǒng)，然后再在所有庫區(qū)中大規(guī)模普及。
    系統(tǒng)助力擴(kuò)張
    上外物流在物流企業(yè)中規(guī)模并不大，但查一下這家公司的投資方和發(fā)展規(guī)劃就能看出這家公司的“擴(kuò)張野心”。2001年5月成立的上海實業(yè)外聯(lián)發(fā)國際物流有限公司的前身是1992 年成立的上海外聯(lián)發(fā)國際貨運有限公司。
    2001年，上海外高橋保稅區(qū)聯(lián)合發(fā)展有限公司和上實物流控股有限公司共同投資組建上海實業(yè)外聯(lián)發(fā)國際物流有限公司，投資方一家是上海市人民政府控股保稅區(qū)開發(fā)公司，一家是上海市人民政府控股香港上市機構(gòu)，背景不可謂不深。上外物流定位于“第三方進(jìn)出口物流”，注冊資本1.3億人民幣，總投資10億人民幣，在外高橋保稅區(qū)有5.5萬平方米的保稅倉庫和2.5萬平方米的集裝箱堆場。上外物流組建的時候定位于“多點化”，公司的兩年規(guī)劃是在全國范圍內(nèi)重要城市建20到30個服務(wù)點，在上海本地庫區(qū)擴(kuò)張至15萬平方米。
    “現(xiàn)在不是說我們要搶占市場份額，而是我們在享受市場份額，這個市場實在太大了！” 徐峰仔細(xì)分析了物流行業(yè)賦予物流企業(yè)的機會。上海物流發(fā)展現(xiàn)在以每年30％的速度遞增，原因之一是加入WTO之后，大量進(jìn)出口物流出現(xiàn)，上海作為核心口岸城市，物流量非常大，現(xiàn)在大上海地區(qū)已經(jīng)成為世界的加工中心，蘇州、無錫、昆山一帶招商引資的量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過上海，物流市場增長驚人。2001年上海港集裝箱量600萬箱，2002年已經(jīng)達(dá)到840萬箱，2003 年會突破1000萬箱。目前上海港已經(jīng)從世界上第五大港爬升到第四大港，并即將成為世界上第三大港。
    徐峰認(rèn)為，在這樣的市場機遇面前，不能把企業(yè)做大就等于是倒退。目前上海物流格局是：桃浦物流園，是外省市車輛不能進(jìn)市區(qū)，貨品在此集散形成的，主要做商業(yè)物流；機場物流主要做航空物流；而閔行的物流區(qū)是通過高速公路做商業(yè)物流和工廠物流；外高橋地區(qū)主要做進(jìn)出口物流，聚集了近80家物流企業(yè)，上外物流目前的市場份額約6％。在這樣的市場態(tài)勢面前，徐峰認(rèn)為上外物流可以做的事情實在太多了。
    從2001年5月上外物流組件開始考慮信息化構(gòu)建，經(jīng)過一年零三個月的選型，2002年 6月一期項目實施完畢并試運行，2002年底正式上線運行，二期項目（ERP集成）的需求分析同時進(jìn)行。按照計劃，IBM將在2003年3月開始為上外物流實施ERP項目，預(yù)計在7 月完成。項目的目標(biāo)是實現(xiàn)對貨品的流程管理，包括運輸過程監(jiān)控、報關(guān)過程監(jiān)控、資金回收以及各種其他服務(wù)。到那個時候，上外物流的信息化建設(shè)就實現(xiàn)了既定規(guī)劃的目標(biāo)，能夠成為企業(yè)擴(kuò)張市場的利器了。