北京吳裕泰茶葉公司是具有悠久歷史的老字號茶葉集團，以生產(chǎn)、加工、供應各個門店零售茶葉為主，兼營茶社，地域涉及北京市內(nèi)主要地區(qū)及門頭溝、通州等遠郊區(qū)縣。公司擁有一個外庫、一個內(nèi)庫、28家連鎖店(其中包括13家直營店、15家加盟店)，員工約 150人，經(jīng)營品種300余種，年銷售額5800萬元，其中位于王府井、北新橋的三家直營店的銷售額占公司總銷售額的60％以上，單店銷售額達30多萬元。在企業(yè)通過IS09002認證后，為了滿足企業(yè)日益增大的規(guī)模及連鎖經(jīng)營的特點，為了加強企業(yè)在市場中的競爭能力，提高經(jīng)濟效益，全面實現(xiàn)計算機管理，達到信息共享、統(tǒng)一管理，顯得尤為重要。
    企業(yè)狀況
    在本次信息化建設(shè)中，主要涉及公司管理層、培訓部、行政人事部、財務(wù)部、營運部、采購部、配送部等 七個大部門，還涉及門店。每個部門主要負責的業(yè)務(wù)內(nèi)容如下：
    公司管理層 負責整體的業(yè)務(wù)監(jiān)控與公司戰(zhàn)略的制定，在本次信息化建設(shè)中主要體現(xiàn)為領(lǐng)導查詢的功能。
    培訓部、行政人事部 主要負責公司的人力資源管理，包括的內(nèi)容有檔案管理、工資管理以及培訓事宜。
    采購部、營運部 主要負責的工作有原料茶的采購、原料茶及成品茶的質(zhì)量檢驗、茶葉的拼配、原料茶及成品茶的定價、結(jié)算共五個業(yè)務(wù)，并且還要負責管理直營店和加盟店。
    配送部 主要負責的工作包括執(zhí)行業(yè)務(wù)部門的加工拼配、對各個門店進行產(chǎn)品的配送、實物的庫存管理，包括采購入庫、銷售出庫、其他出入庫及盤點業(yè)務(wù)、存貨的核算四個業(yè)務(wù)。
    財務(wù)部門 負責公司的財務(wù)管理包括資金、費用、利潤等。
    開發(fā)部 開發(fā)自營店，發(fā)展加盟店，加強對公司營運設(shè)備器材的維護與保養(yǎng)工作，保證所有設(shè)備器材符合營運標準。
    各個門店 負責實際產(chǎn)品的銷售。
    通過互相選擇，吳裕泰茶葉公司委托聯(lián)想為吳裕泰信息化提供解決方案。經(jīng)過調(diào)研，聯(lián)想了解到吳裕泰公司在管理方面大部分還采用的是手工方式，一些業(yè)務(wù)流程中存在漏洞。因此，針對實際情況，聯(lián)想為吳裕泰公司設(shè)計了符合它自身的管理流程和信息系統(tǒng)。
    采購管理
    采購管理是指與采購行為直接相關(guān)的一些活動的管理，主要包括以下功能子模塊：
    請購檢驗 是采購之前的一個環(huán)節(jié)，由茶葉公司開出請購單，供應商把自己的樣品茶葉送到公司檢驗。茶葉公司收到供應商的茶葉樣品后錄入請購單中，由業(yè)務(wù)部門進行質(zhì)檢。如果產(chǎn)品合格，錄入到分成包商調(diào)查表，不合格不予錄入。送檢驗的茶葉剩余部分作為贈品入庫。
    采購訂單 簽批業(yè)務(wù)部門根據(jù)分成包商調(diào)查表確定茶葉供應商，采購數(shù)量根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求制定，填寫采購訂單。然后采購訂單交給經(jīng)理簽批，經(jīng)理可以否決訂單的任何一條采購信息，并且可以根據(jù)實際需求修改采購數(shù)量。
    收貨質(zhì)檢 采購訂單發(fā)送以后，供應商把貨品送到配送中心。配送中心根據(jù)實際收貨數(shù)量開出收貨單、配送中心在收貨中抽小樣送到業(yè)務(wù)部門進行檢驗。業(yè)務(wù)部門對小樣進行檢驗后，在收貨單據(jù)中填寫檢驗結(jié)果，批示處理結(jié)果。
    減斤降級 這是在收貨質(zhì)檢以后業(yè)務(wù)部門批示的兩種處理方式。減斤處理是對實際收貨數(shù)量減去相應比例數(shù)量后修改收貨單入庫，降級處理是把茶葉的等級做相應的降低后修改收貨單再作入庫。
    退貨 對于檢驗完全不合格的茶葉，開出退貨單，修改收貨單。
    實收入庫 根據(jù)實際情況收貨入庫。
    銷售管理
    銷售管理指和公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的一些模塊的管理。
    總部銷售 包括內(nèi)部銷售和批發(fā)流程。內(nèi)部銷售，指總部與直營店以及和加盟店之間發(fā)生的內(nèi)部銷售活動，流程與細節(jié)同庫存管理中的調(diào)撥流程。批發(fā)流程，指總部對客戶的批發(fā)銷售，具體流程與細節(jié)同門店銷售流程。
    商品調(diào)價 由業(yè)務(wù)部門開出調(diào)價申請單，在申請單中具體敘述商品、數(shù)量、日期、原因等詳細說明。然后由經(jīng)理進行審核與簽批，如果調(diào)價申請批準，則修改系統(tǒng)中的商品綜合信息表中的相關(guān)信息。如果不被批準，保持原來單價不變。
    門店銷售 由門店制定銷售訂單，根據(jù)客戶的要求開出發(fā)票(或者不需要)。再由門店開發(fā)貨單傳至配送中心，配送中心開出庫單，商品出庫。
    銷售退貨 此銷售退貨指門店與總公司之間的銷售退貨，由門店開出退貨申請，然后由相關(guān)主管人員對退貨單進行審核。如果審核否定的話，單據(jù)取消，但會留底。如果審核通過的話，門店開出庫單，在配送中心開出收貨單，然后再檢驗入庫。
    庫存管理
    庫存管理指與庫存相關(guān)的一系列公司運作流程。
    調(diào)撥 總店的調(diào)撥填寫^類調(diào)撥單，需要對門店的庫存查看后填寫。門店的調(diào)撥用B類調(diào)撥單，需要經(jīng)過總部簽批以后才可進行。總部查看門店庫存以后，開出調(diào)撥單，門店出庫，配送中心收貨檢驗入庫。如果門店調(diào)撥，調(diào)撥單由配送中心進行審核，根據(jù)配送中心相應的庫存狀況，修改門店的調(diào)撥單，內(nèi)部銷售出庫。
    采購入庫 根據(jù)收貨檢驗的情況進行入庫。
    銷售出庫 據(jù)調(diào)撥通知單或調(diào)撥申請單生成，由配送中心使用進行出庫。
    一般進出入庫流程 主要處理例如贈送出入庫等業(yè)務(wù)或用于盤點后對實際庫存的修正。
    盤點 配送中心和門店通過系統(tǒng)自動生成盤點單，對實物進行盤點，錄入系統(tǒng)，盤點結(jié)果不管合格與否都需遞交總經(jīng)理簽批。如果正確的話，盤點結(jié)束；如果發(fā)生偏差，經(jīng)過總經(jīng)理批準，把多出或缺少的部門做其他出入庫處理。
    人力資源
    人員檔案 管理包括個人基本信息、家庭成員、個人簡歷、人員調(diào)動等，也包括部門之間調(diào)出情況、教育培訓記錄、計劃生育卡片、加盟店情況等。
    工資管理 直接使用現(xiàn)有的IT 1for1 產(chǎn)品中的工資管理模塊處理項目，有工資歷史記錄、基本工資、缺勤記錄、住房基金、副食補助、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、獎金等。
    實施效果
    通過使用信息管理系統(tǒng)，北京吳裕泰公司有了很大變化。各單位之間的信息透明度增強，實現(xiàn)了跨部門的信息流通與管理；實現(xiàn)了采購、銷售、庫存、調(diào)撥、配送、拼單等信息化管理；理順流程，實現(xiàn)了精細化管理；加強監(jiān)督，利于領(lǐng)導的管理與控制；實現(xiàn)了人力資源的管理。