醫藥連鎖企業IT規劃初探
2008-4-10 3:08:00 來源：物流天下 編輯：56885 關注度：摘要：... ...
一醫藥行業狀況分析
根據筆者近年來對醫藥連鎖企業咨詢，發現近來醫藥連鎖行業對信息化建設有十分迫切的需求，整個醫藥連鎖行業對信息化是在下述背景下產生的。
市場需求日益擴大。
隨著生活水平的提高，人們對藥品和保健食品購用量越來越大。有資金支持的購銷者對高檔藥品、新藥有特殊偏愛，而中、低層次購銷者的購用量仍占據大部分藥品市場份額。如全國最近兩年醫藥大類銷售就呈現以下變化：老年人、婦女、小兒用藥量有所上升，成年人用藥量有所下降；新品種需求量上升，老品種需求量下降；保健藥品、名特優成藥用量上升，一般藥材、成藥用量下降；合資藥用量上升，進口藥用量下降。
市場競爭激烈，醫商企業贏利能力持續下降
但在我國非處方藥市場熱度繼續“升溫”的同時，卻出現了明顯供大于求，零售利潤大為“跳水”，藥店贏利能力萎縮。目前國內藥品批發行業的平均毛利率為12.6%，而平均費用率卻達到12.5%。2002年1～9月，我國醫藥商業平均純利潤率僅有0.59%。美國醫藥批發行業的平均毛利率為5%，平均費用率只有3%～4%，平均商業純利潤率達到1%～2%。我國從事藥品批發的企業多而小，近17000家批發企業中銷售額超過10億元的只有10家，超過50億元只有5家。而我國14萬家零售企業中，最大連鎖店年營業額也只有5億元。這就造成物流費用居高不下、純利潤率低。醫藥商業企業的壞賬損失和應收賬款問題突出，嚴重減少醫藥商業的利潤，降低了資金利用率。
醫藥行業整合，連鎖業態漸成醫藥零售主流模式
批發與零售的規模化集約化是大勢所趨，美國三大批發商銷售額已占全美國90%以上。面對市場需求的擴大，我國醫藥商業企業積極推動產權制度改革，加快產權多元化，加快企業兼并、聯合、重組；中、小企業發展特色經營；推動批發企業實行代理配送制，零售企業實行連鎖經營；醫藥商業開展中外合資試點；發展現代物流，提高醫藥經濟集約化經營，連鎖藥店成為醫藥流通業發展最為迅速的一個業態。連鎖藥店在市場競爭中的優勢日漸突出：根本的原因是經營比較正規，倉庫和零售場所分開；藥品分類明顯，如處方藥、非處方藥；小兒用藥、婦科用藥；消化用藥、呼吸用藥，標牌指示非常明顯，讓消費者一進藥店，便一目了然；有執業藥師指導用藥，引導消費。連鎖零售終端正是以這種零散門店無法比擬的優勢深深地吸引并打動著一大群消費者。龐大的消費群體為其經營的產品提供了廣大的市場消費終端保障。
醫藥物流配送中心建設風起云涌
隨著醫藥流通體制改革的深入，加快發展醫藥現代物流是應對國際競爭的一項重要手段。商業企業的競爭，關鍵因素之一是物流，高效率物流配送在微利時代的競爭中越來越重要。這一點已成為醫藥連鎖企業的共識，于是，各地醫商巨頭紛紛斥巨資興建物流配送中心，打造高效低成本的物流配送網絡。
國際競爭已迫近國門
隨著全球經濟一體化的發展，國內醫藥市場成為一個國際性的競爭市場已毋庸置疑。國內企業將面臨更多大型跨國企業的挑戰。
就現階段醫藥商業市場而言，競爭還剛剛開始，因為外資準入仍有諸多限制，國外商品進入還有關稅壁壘。現階段外商投資中國市場只能以合資、合作方式進行，并有投資比例和數量的限制，但幾年后，上述情況將會改變，龐大的中國醫藥市場將吸引外國大公司巨資的不斷投入。當然，發達國家“轉移生產”的趨勢對中國原料藥發展和出口十分有利，而入世后這種趨勢有可能發揮更大的效應，中國將成為全球主要的原料藥及制劑生產基地，藥品進出口貿易將急劇增長，藥品價格懸殊的現象將蕩然無存，醫藥市場競爭將更趨激烈化。
二醫藥連鎖企業信息化的戰略思考
醫藥連鎖企業的信息化戰略必須從支持企業長期發展戰略的高度，對信息化建設布局作總體思考，是體系化地對企業戰略、組織架構、業務流程、基礎數據、信息集成、行業發展方向和信息技術方向進行系統性的思考、設計和統籌，以達成共識、降低風險、節約成本。它既是一個成果，也是一個過程，即企業上下對“IT支撐管理”的溝通和碰撞的過程。IT規劃在企業的管理和信息技術之間搭起一座橋梁，它是企業信息化發展的必然選擇。
1總體思路
醫藥連鎖企業的發展不但需要一整套管理規范，同時還需要用于支持和促進這一管理規范的擴展并保障這一規范的有效執行的信息系統。
根據醫藥行業的特點，建立這樣一個信息系統平臺需要考慮如下因素：
企業發展戰略\組織架構\業務流程
2管理模式與IT規劃的關系分析
醫藥連鎖企業是在廣域范圍內開展跨地區醫藥零售業務的，未來將在相當廣大的地域范圍內設立連鎖藥店開展零售業務。從集團公司的運作模式分析，通常存在投資管理型\戰略控制型\業務控制型三種類型。投資管理型集團公司只是通過股權控制分子公司的重大決策，追求資本回報，而不參與日常業務運作。戰略控制型集團公司則不僅追求資本回報，而且要求在整個集團范圍內統一優化配置戰略資源，以提高公司的運營效率，對關鍵業務如財務有一定程度的控制。而業務控制型集團公司則不僅嚴格控制分子公司的財務還要嚴格控制分子公司的具體業務如采購銷售庫存。這在種不同的模式對企業組織架構和業務流程都有所不同，同時對信息系統的部署要求也不同。
而醫藥直營連鎖企業的管理特點就是四個統一，要求有統一的企業形象，統一的經營理念\統一商品和服務\統一的經營管理。是屬于典型的強業務控制型集團公司，這就要求系統需要能支持公司在發展中的集權管理模式：即總部能嚴格控制連鎖店的經營管理和銷售行為。同時，隨著加盟連鎖的模式興起，各加盟店在戰略上與總部保持一致，但在經營管理上卻有相當大的自主性，這種模式近似于戰略控制型公司，這就要求信息系統能支持分權管理的模式。
連鎖經營是一種建立在規模經營基礎之上的零售經營方式。連鎖經營與單店經營的區別，首先是在“連鎖”上，亦即連鎖經營是在總部控制管理之下，若干門店一起進行的零售經營活動；而后者則不然。第二個區別是，相對于后者，連鎖經營追求的是規模經濟效益，故其更加注重效率。
連鎖營銷雖然具有強大的競爭優勢，但是也帶來一些管理上的難題：公司怎樣才能夠及時地掌握各連鎖節點的全面的運作情況？如何控制各門店的經營行為使之達到GSP標準？如何實時掌控各連鎖店的商品庫存變化情況及每天的銷售額，如何進行及時補貨及各店間的余缺調撥？怎樣才能夠提高整個連鎖網絡體系的效率，減少營銷成本？怎樣才能夠提供統一的、完善的售后服務？
如果上述問題不能得到解決，公司的決策層將難以及時根據市場的變化，做出快速的反應，連鎖營銷模式也將難以發揮它的競爭優勢。
基于以上認識，對連鎖經營和管理方式進行分析與探討，以及研究有關計算機管理實現的方案，則離不開總部與門店的關系分析，離不開集權與分權模式的研究。
三醫藥連鎖企業信息化需求分析
醫藥連鎖企業信息化工作，需求要解決醫藥行業所存在的一些特殊的問題簡述如下：
藥品的編碼名稱規范。
由于藥品的品種較多，國家沒有統一編碼，藥品名稱復雜，有中文名\商品名\英文名\拉丁名等。編碼名稱統一工作極為繁重，但卻是信息化工作的基礎，必須加以解決。
藥品有效期須進行嚴格控制：
藥品作為一種特殊的商品，時效性強。需要嚴格控制其有效期，對批次號的管理要求嚴格，而手工管理很難做到及時、準確。
銷售模式特殊：
醫藥產品作為一種特殊商品，其銷售模式也較特殊，國家對此有嚴格的管理，首營審批流程\質檢流程\退貨流程\庫房養護流程\銷毀流程均有嚴格的規定，而這些規定對醫藥商品的銷售影響巨大，手工處理困難，常出現要么違反GSP規定，要么影響企業的銷售的困境。
業務量大，數據處理困難
由于藥品品種多、客戶數量多，造成業務量很大。同時，隨著貨物數量的增加及出入庫頻率的劇增，手工管理模式會嚴重影響了正常的運行工作效率，致使倉儲管理準確率和效率極低，同時，醫藥商品包裝及主輔計量單位的頻繁變化，給統計工作帶來巨大的挑戰。
財務及管理部門所需的各種經營數據及經營分析報表無法及時報送到決策手中。
配送中心與連鎖店的信息集成問題
對于大的連鎖企業，建立自己的配送中心是必然的趨勢。然而配送中心如何快速獲取連鎖藥店的庫存變化，及時主動地配貨，成了連鎖藥店信息化建設必須解決的問題。隨著市場競爭的日趨白熱化，要求連鎖企業必須對市場作出快速反應。要做到這一點，各分店數據必須及時，真實，完整，有效傳遞到連鎖總部，零售的前臺銷售和后臺必須無縫相聯。連鎖總部能隨時掌控各連鎖經營及庫存情況和配送中心的庫存情況，以便分析各連鎖分店每天的銷售情況，主動配貨或采購，避免超儲積壓或賣斷缺貨的情況，提高企業效益，從而達到控制各連鎖分店的目的。
藥品品種價格管理問題
隨著連鎖企業的擴張，跨地區經營不可避免。不同的區域消費特性不同，制定不同的價格政策或者經營不同的品種才能滿足不同區域顧客的需求。在連鎖企業的擴張中，多樣化的連鎖模式如直營連鎖及加盟連鎖都是可能的選擇，特別是隨著這些加盟店的加入，品種價格政策的可能會有多樣化需求，因此系統設計時應考慮到這個因素。
在連鎖企業經營中，價格政策必須由連鎖總部統一負責，這是連鎖經營的關鍵因素之一。但是，對跨區域的連鎖經營，一般來說，不同區域，對某些藥品的價格接受能力有很大差異。因而只有從實際出發，制定較為靈活的，適應不同區域消費水平的價格，或者在不同的區域經營不同的品種規格，才能取得最大的銷售額。
基于上述對醫藥連鎖門店業務的簡要分析，醫藥連鎖門店管理系統在設計時應對以上問題給出合理的解決方案。
四醫藥連鎖企業信息化總體設計思想
體現醫藥零售行業的特殊性
系統應符合GSP規范、藥品按批號、批次、效期管理；處方藥、非處方藥的分別管理；毒麻藥品、貴重藥品的管理等；此外，支持同一藥品的多種計量單位管理(如粒、顆、瓶、毫克、毫升等等)，同時能解決包裝變化造成的主輔計量單位的頻繁變化；對已公布的配方禁忌的提示等。
加強對門店的管理
加強對門店藥品銷售及庫存的管理，并在此基礎上實現公司統一管理庫存的自動訂貨，公司對分店的自動調撥以及分店之間的藥品調配，縮短訂貨周期，增強送貨的及時性、可靠性，并最大程度地減少庫存的積壓。
配送中心與連鎖企業ERP及門店管理系統無縫集成
連鎖企業在設計信息系統時必須將配送中心\連鎖總部業務管理\門店管理作一體化集成設計，配送中心信息系統又必須與車輛運輸信息系統及自動化倉庫控制系統集成，不能形成新的信息孤島。
加強對顧客的管理
系統通過會員卡、儲值卡、社保卡系統來采集顧客信息，為今后實施客戶關系管理系統(CRM)奠定基礎。為目前提高服務質量和服務水平，提高藥店的銷售和競爭力提供參考。
提高管理科學化的水平
提供連鎖店藥品銷量和銷售額統計、連鎖店銷量和銷售額排行榜、藥品銷量和銷售額排行榜等統計分析報表，及時按藥品銷量和銷售額對經營品種進行ABC分類，對企業的經營管理提供輔助決策支持，以不斷提高管理科學化的水平。
完善的預警機制
系統可以對接近期效的藥品、滯銷藥品、過期訂單、庫存缺貨進行警告和提示。
支持連鎖店的多元化經營
為了充分發揮連鎖藥店的渠道優勢，系統應當支持對非藥品的銷售管理，如數碼沖擴、化妝品、奶制品等。
先進的數據交換平臺
傳統的C/S架構通過電話線撥號、專線方式，要支持上百家連鎖藥店的正常運作是有一定困難的，其數據傳送是緩慢的。醫藥連鎖企業的連鎖藥店管理系統應當是基于WEB的解決方案，將以低成本高速度支持數千家連鎖藥店的正常高效運作。
引入工作流管理，實現了數據流驅動業務流
將數據庫技術和流程管理技術結合起來，利用工作流來串聯一項工作的不同階段。各種單據處理后的不同狀態，系統將自動傳送到后續處理人的處理窗口中；下一階段的工作人員將會在他們的郵箱中看到自己所負責工作的當前狀況，并且可以選擇其中任意一項工作(郵件)切換到相應單據進行處理。
綜上所述，有關連鎖經營的諸多管理需求及其實現方案的選擇，一定要體現總部、配送中心與門店分工的科學性，要有利于提高連鎖經營的整體效率。這樣的設計方案才是成功的方案。
五醫藥連鎖企業信息化應用架構
1集成化的信息應用架構
根據以上設計思想，醫藥連鎖企業的信息化應用架構應如下圖所示：
從上圖中可以看出，一個完整的醫藥連鎖企業的信息系統主要由三部分組成，即總部的ERP系統\門店管理系統\配送中心信息系統，而配送中心系統中有可以分為倉儲管理\車輛運輸管理\設備控制三子系統組成。這些系統應建立在一致的數據平臺上，相互之間實現信息實時集成。具體的講，ERP系統能從WMS及門店系統中獲取配送中心及門店的庫存信息以指導銷售采購財務結算等，WMS能從門店系統中獲取各門店的自動補貨申請，VMS能從WMS和門店系統中獲取送貨品種數量包裝送貨地址路線等信息，以便科學地規劃出最優配送方案。WMS能從設備控制系統中獲取庫房溫度濕度等信息，以監控庫存藥品的狀態。
2連鎖藥店管理系統關鍵問題分析
要隨時動態地掌握到連鎖分店的庫存變化，應利用信息技術進行各門店的庫存集中管理，即由總部統一管理門店庫存。具體作法是在連鎖門店管理系統中，統一保存所有門店的藥品庫存帳，由總部統一登錄各門店的庫存帳。當配送單制單完成并確認登帳時，在總部藥品庫存帳變更的同時，該配送單所涉及的門店藥品庫存帳做相應的變更。制單完成的配送單隨貨同行，送達門店。門店據單驗貨收貨。若發生貨單不一致的差錯，則在單據上注明差錯內容，并及時在系統內勾對配送單，系統可根據管理需要賦權給門店，讓門店根據雙方簽收的配送單差異數及時修正庫存，且按實際品種數量收貨。該單據的回執聯返回。總部在對差錯單據核對后，檢查門店修正的庫存數據準確性，同時修改門店藥品庫存帳和配送中心藥品庫存帳。門店可以通過網絡向總部服務器訪問查詢本門店的庫存情況和配送單等信息，也可以通過網絡將庫存數據下載到門店的計算機上，以便進行有關管理時使用。總部登記的門店藥品庫存帳是唯一的有效庫存數據，不會出現總部與門店在庫存帳數據上相互之間銜接不上的情況。門店簽收的配送單回執聯是總部所登記門店庫存的原始憑證，當門店對庫存數據出現疑問時可以根據它進行核對。同時，要求系統支持多計量單位轉換，也支持整包裝拆零銷售的功能。
對于門店向總部的退貨及門店之間的貨物調撥，其退貨單、調撥單的制單、登錄均由總部完成，從而保證庫存數據準確性和一致性。
對于門店的盤點業務，由門店將其盤點數據錄入計算機系統，并上傳至總部的主機中，由總部進行庫存藥品帳的溢缺處理，其處理結果由配送中心下傳給門店。
采用總部集中管理各連鎖分店庫存好處可以概括為以下幾點：
1、門店庫存數據的更新是即時的，保證了總部各種業務活動對門店庫存數據的實時需求。而傳統門店分散管理庫存則很難做到這一點。在不了解門店實際庫存動態變化情況下，總部不能準確地把握門店庫存，從而影響即時業務的開展。
2、可以保證庫存數據的唯一正確性，不致在總部和門店之間引起混亂。
3、可以提高效率，降低成本。減少門店對專職錄入人員的需要，減少錄入設備數量，使門店能專心于對藥品實物的管理和銷售管理。
4、既可以滿足門店業務活動中，對庫存數據查詢訪問的需求，又有利于加總部強對門店及整個物流的管理控制，因為總部實時掌握各門店的庫存情況，才可以及時對進貨、配貨、調撥、核算等進行處理。
零售業務與批發業務有很大的不同，主要體現在零售的客流量大，交易筆數多，但交易金額不大。這就要求零售的銷售和收款環節適應這種零售的特殊情況。而且各個連鎖分店貨品的庫存，都可以通過上下限來進行調節。
各連鎖分店自行或由總部設定其業務帳庫存上下限，通過庫存上下限報警來控制分店的庫存是一個行之有效的庫存監控手段。通過下限報警生成請貨單來代替人工的要貨計劃無疑從速度和準確度上均得到了很大的提高。實現主動配送。
庫存上下限的設定需要經過長期經驗的積累才能做到準確。而且根據實際情況的變化要做相應的調整才能真正使庫存上下限起到應有的作用。因此庫存必須是動態的模型，適合企業根據實際經營情況進行調整，逐步趨向最合理的庫存控制點。
除了門店庫存外，系統還應根據連鎖企業的管理實際需求，對系統的基礎信息實行適度集中統一管理，以利于管理、易于維護，系統采用。這些基礎信息如藥品名稱、客戶名稱、客戶信用額度、質量政策、生產廠家、藥品價格等，由連鎖總部統一管理這些信息并下發到各連鎖分店中。
結束語
以上只是簡要地談到了醫藥連鎖企業信息化規劃的主要設計思路，即結合醫藥行業特點和連鎖企業的管理要求，對醫藥連鎖企業的規劃方向作了一個初步的探討，其中每一個方面都是一個巨大的挑戰，涉及的問題既有技術的更有管理的，在國內成功完成了整體信息化建設的醫藥連鎖企業尚未出現，信息化建設的實施將是一個更加艱巨的工作，有待有志于此的精英才俊們艱苦奮斗，以啟山林。
